구글 문서 사용법, 처음 쓸 때 기본 기능 5가지

예전 회사에서 보고서 하나를 팀원 셋이 함께 고친 적이 있습니다. 워드 파일을 메일로 돌리다 보니 받은편지함에는 '보고서_수정.docx', '보고서_최종.docx', '보고서_진짜최종.docx'가 쌓였습니다. 결국 누가 어디를 고쳤는지 몰라 한 시간 넘게 파일을 대조해야 했습니다.

그 뒤로 공동 작업 문서는 구글 문서로 옮겼습니다. 파일 하나에서 함께 고치고, 기록이 자동으로 남으니 '최종' 파일을 찾을 일이 사라졌습니다. 이 글에서는 구글 문서를 처음 쓰는 분이 바로 써먹을 수 있는 기본 기능 5가지를 순서대로 정리했습니다.

이 글은 2026.09 기준으로 작성되었으며, 최신 화면이나 정책은 구글 문서 고객센터·공식 홈페이지에서 확인하시기 바랍니다. 본문 캡처는 2026.09, PC 크롬 브라우저의 구글 문서 웹 화면 기준입니다.

1. 구글 문서 새로 만들기

구글 문서는 설치할 프로그램이 없습니다. 구글 계정만 있으면 브라우저에서 바로 문서를 만들 수 있고, 작성한 내용은 입력하는 즉시 구글 드라이브에 자동 저장됩니다. '저장' 버튼을 찾으실 필요가 없습니다.

드라이브를 따로 열 필요도 없습니다. 크롬을 켜면 바로 보이는 화면에서 두 번만 누르면 새 문서가 열립니다. 저도 평소에는 이 방법을 가장 많이 씁니다.

크롬 오른쪽 위 점 9개 아이콘을 누릅니다. 크롬 새 탭이나 google.com 화면 오른쪽 위, 프로필 사진 옆에 있는 점 9개 아이콘(Google 앱)을 누르면 구글 서비스 목록이 펼쳐집니다.
목록에서 '문서'를 누릅니다. 파란 문서 모양 아이콘입니다. 목록에 보이지 않으면 아래로 스크롤하면 나옵니다.
'빈 문서'를 눌러 새 문서를 엽니다. 구글 문서 첫 화면 위쪽의 '새 문서 시작' 영역에서 '빈 문서'(+)를 누르면 됩니다. 옆에 있는 템플릿을 골라 시작할 수도 있습니다.
제목부터 바꿉니다. 새 문서는 '제목 없는 문서'로 저장됩니다. 왼쪽 위 제목을 눌러 이름을 바꿔 두어야 나중에 찾기 쉽습니다.

다른 방법도 있습니다. 주소창에 docs.new를 입력하면 첫 화면을 거치지 않고 빈 문서가 바로 열립니다. 구글 드라이브를 이미 열어 둔 상태라면 왼쪽 위 '+ 새로 만들기'에서 'Google 문서'를 골라도 됩니다.

점 9개 아이콘이 안 보일 수도 있습니다. 크롬 시작 화면을 네이버 같은 다른 사이트로 바꿔 두었다면 그 화면에는 이 아이콘이 없습니다. 이때는 google.com에 한 번 들어가거나 docs.new를 쓰시면 됩니다. 또 여러 구글 계정에 로그인한 상태라면 문서가 기본 계정에 만들어지니, 만든 뒤 오른쪽 위 프로필을 한 번 확인하시는 게 좋습니다.

공유는 구글 문서의 핵심입니다. 오른쪽 위 '공유' 버튼을 누르면 공유 창이 열리고, 여기서 누구에게 줄지와 어디까지 허용할지를 정합니다.

권한은 세 단계입니다

역할	보기	댓글	수정	이럴 때 씁니다
뷰어	O	X	X	완성본 공지, 참고 자료 배포
댓글 작성자	O	O	X	상사·외부 검토 요청
편집자	O	O	O	함께 쓰는 팀원

공유하는 순서

사람을 지정해 공유합니다. 공유 창 위쪽 칸에 상대의 이메일을 입력하고, 오른쪽 드롭다운에서 역할을 고른 뒤 '보내기'를 누릅니다.
링크로 공유할 때는 '일반 액세스'를 확인합니다. 공유 창 아래쪽에서 '제한됨'(초대한 사람만)과 '링크가 있는 모든 사용자' 중 하나를 고릅니다.
링크 공유에도 역할을 따로 정합니다. '링크가 있는 모든 사용자'를 골랐다면 오른쪽 역할을 '뷰어'로 두는 것이 안전합니다. 링크가 어디까지 퍼질지 알 수 없기 때문입니다.

공유 권한은 구글 스프레드시트와 프레젠테이션에서도 똑같이 동작합니다. 이 시리즈의 다음 편에서는 이 부분을 이 글로 연결해 두겠습니다.

3. 댓글과 제안 모드로 함께 고치기

여러 사람이 한 문서를 직접 고치면 누가 무엇을 바꿨는지 헷갈립니다. 워드의 '변경 내용 추적'과 비슷한 기능이 구글 문서의 제안 모드입니다. 원문은 그대로 두고 수정안만 표시해 주기 때문에, 문서 주인이 하나씩 보고 받아들이거나 거절할 수 있습니다.

댓글은 문장을 선택하고 남깁니다. 고칠 곳을 드래그한 뒤 오른쪽 여백에 나타나는 댓글 아이콘을 누르거나 Ctrl + Alt + M(맥은 ⌘ + Option + M)을 누릅니다. 댓글에 '@이름'을 넣으면 그 사람에게 알림이 갑니다.
제안 모드로 바꿉니다. 오른쪽 위 연필 모양 아이콘을 눌러 '제안'을 선택합니다. 이 상태에서 입력한 글자는 색이 바뀌고, 지운 글자는 취소선으로 남습니다.
제안을 수락하거나 거부합니다. 오른쪽 여백의 제안 카드에서 체크 표시를 누르면 반영되고, X를 누르면 없던 일이 됩니다. 제안이 많을 때는 '도구 > 제안된 수정사항 검토'에서 한꺼번에 처리할 수 있습니다.

댓글 작성자 권한만 받은 사람은 제안 모드도 쓸 수 있습니다. 편집 권한을 주기 부담스러운 상대에게 검토를 부탁할 때 유용합니다.

4. 버전 기록으로 되돌리기

구글 문서는 누가 언제 무엇을 바꿨는지 자동으로 기록합니다. 실수로 한 단락을 통째로 지웠거나, 이틀 전 내용으로 돌아가고 싶을 때 쓰는 기능이 버전 기록입니다.

버전 기록을 엽니다. '파일 > 버전 기록 > 버전 기록 보기'를 누릅니다. 단축키는 Ctrl + Alt + Shift + H(맥은 ⌘ + Option + Shift + H)입니다.
돌아갈 시점을 고릅니다. 오른쪽 목록에서 날짜를 누르면 그 시점의 문서가 보이고, 바뀐 부분은 편집한 사람별 색으로 표시됩니다.
복원하거나 복사합니다. 위쪽 '이 버전 복원'을 누르면 문서 전체가 그 시점으로 돌아갑니다. 지금 내용도 남기고 싶다면 버전 옆 점 세 개 메뉴에서 사본을 만드는 편이 안전합니다.
중요한 시점에는 이름을 붙입니다. 같은 메뉴의 '현재 버전 이름 지정'으로 '1차 보고용' 같은 이름을 달아 두면 나중에 찾기 쉽습니다. 문서당 이름을 붙일 수 있는 버전은 최대 40개입니다.

저는 이 기능 덕분에 팀원이 실수로 지운 표 하나를 1분 만에 되살린 적이 있습니다. 다만 복원은 문서 전체 단위라서, 일부만 되살리려면 예전 버전에서 해당 부분을 복사해 붙여 넣어야 합니다.

5. 워드 파일과 주고받기, 오프라인 편집

회사 밖 사람들은 여전히 워드 파일로 주고받는 경우가 많습니다. 구글 문서는 워드 파일을 열고, 다시 워드 파일로 내보낼 수 있습니다.

워드 파일은 드라이브에 올려 바로 엽니다. 드라이브에 올린 .docx 파일을 더블클릭하면 구글 문서에서 열립니다. 제목 옆에 '.DOCX' 표시가 붙어 있다면 워드 형식 그대로 편집 중이라는 뜻입니다.
계속 함께 쓸 문서라면 구글 문서로 변환합니다. '파일 > Google 문서로 저장'을 누르면 구글 문서 형식 사본이 만들어지고, 공동 편집 기능을 모두 쓸 수 있습니다.
보낼 때는 워드로 내려받습니다. '파일 > 다운로드 > Microsoft Word(.docx)'를 누르면 됩니다.
인터넷이 없는 곳에서 쓰려면 오프라인을 미리 켭니다. 크롬 또는 엣지에 'Google Docs 오프라인' 확장 프로그램을 설치하고, 드라이브 설정(톱니바퀴)에서 '오프라인'을 켭니다. 특정 파일은 드라이브의 점 세 개 메뉴에서 '오프라인으로 사용'을 따로 켤 수 있습니다.

오프라인 설정은 반드시 인터넷에 연결된 상태에서 미리 해 둬야 합니다. 비행기에 탄 뒤에 켜려고 하면 이미 늦습니다.

6. 알아둘 한계와 예외 상황

워드 서식이 100% 똑같이 유지되지는 않습니다. 매크로는 지원되지 않고, 워드 안의 차트나 동영상은 이미지로 바뀝니다. 글꼴이 PC에 없는 경우 내려받은 파일의 글꼴이 달라 보일 수 있습니다.
회사 계정은 관리자 설정에 따라 메뉴가 다릅니다. 회사(Workspace) 계정에서는 외부 공유나 '링크가 있는 모든 사용자' 옵션, 오프라인 사용이 막혀 있을 수 있습니다. 메뉴가 안 보이면 회사 IT 담당자에게 확인해야 합니다.
모바일 앱은 PC보다 기능이 적습니다. 휴대전화의 구글 문서 앱에서도 편집·댓글·공유는 되지만, 버전 기록처럼 일부 기능은 PC 웹에서 쓰는 편이 편합니다.
오프라인은 브라우저 조건이 있습니다. 시크릿 모드에서는 쓸 수 없고, 크기가 너무 큰 파일은 오프라인 동기화가 안 될 수 있습니다.

7. 자주 묻는 질문

Q1. 공유 링크를 보냈는데 상대가 '액세스 권한 필요' 화면만 본다고 합니다.
'일반 액세스'가 '제한됨'으로 되어 있을 가능성이 큽니다. 이 경우 초대한 이메일 계정으로 로그인해야만 열립니다. 상대가 다른 구글 계정으로 로그인했거나, 회사 계정 정책상 외부 공유가 막혀 있어도 같은 화면이 나옵니다.

Q2. '버전 기록 보기' 메뉴가 회색으로 비활성화되어 있습니다.
버전 기록은 편집자 권한이 있어야 볼 수 있습니다. 뷰어나 댓글 작성자로 공유받았다면 문서 주인에게 편집 권한을 요청해야 합니다.

Q3. 워드로 내려받았더니 글꼴과 줄 간격이 달라졌습니다.
구글 문서에서 쓴 글꼴이 받는 쪽 PC에 없으면 워드가 다른 글꼴로 대신 표시합니다. 맑은 고딕, 나눔고딕처럼 양쪽에서 흔히 쓰는 글꼴로 맞춰 두면 차이가 줄어듭니다. 서식이 꼭 유지되어야 하는 제출용 문서라면 '파일 > 다운로드 > PDF 문서'로 보내는 방법도 있습니다.

마무리

새 문서는 드라이브의 '+ 새로 만들기'나 주소창의 docs.new로 바로 만듭니다.
공유할 때는 역할(뷰어·댓글 작성자·편집자)과 '일반 액세스'를 함께 확인합니다.
함께 고칠 때는 제안 모드를, 실수했을 때는 버전 기록을 씁니다.

오늘 쓰시는 문서 하나를 골라 제안 모드를 한 번 켜 보세요. 워드 파일을 메일로 돌리던 방식과 얼마나 다른지 바로 체감하실 겁니다.

구글 문서도구 시리즈
이 글은 구글 문서·스프레드시트·프레젠테이션 사용법 시리즈의 첫 편입니다. 시리즈 전체 목록은 구글 문서도구 사용법 총정리에서 확인하실 수 있습니다. (발행 예정)

참고: Google 고객센터 - 파일 공유하기, Google 고객센터 - 문서 수정 제안하기, Google 고객센터 - 파일의 변경사항 확인하기, Google 고객센터 - 오프라인으로 작업하기, Google 고객센터 - Office 파일 편집하기

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