구글 스프레드시트 사용법, 처음 쓸 때 기본 기능 5가지

팀 비품 신청표를 엑셀 파일로 관리하던 때가 있었습니다. 메일로 받은 파일에 각자 한 줄씩 적어 다시 보내다 보니, 어느 파일이 최신인지부터 헷갈렸습니다. 공유 폴더로 옮긴 뒤에는 누군가 필터를 걸어 두면 다른 사람이 열었을 때 표 절반이 사라져 보이는 일도 생겼습니다.

구글 스프레드시트로 옮기고 나서 이 두 문제가 한 번에 정리됐습니다. 이 글은 구글 문서도구 시리즈의 두 번째 글로, 엑셀은 써 봤지만 구글 시트는 처음인 분이 바로 써먹을 수 있는 기본 기능 5가지를 정리했습니다.

이 글은 2026.09 기준으로 작성되었으며, 최신 화면이나 정책은 구글 스프레드시트 고객센터·공식 홈페이지에서 확인하시기 바랍니다. 본문 캡처는 2026.09 촬영, PC 크롬 브라우저의 구글 스프레드시트 웹 화면 기준입니다.

📌 목차

• 1. 새 시트 만들고 화면 구조 익히기
• 2. 자동 채우기와 틀 고정
• 3. 처음 쓰기 좋은 함수 3개
• 4. 필터와 필터 보기의 차이
• 5. 엑셀 파일과 주고받기
• 6. 알아둘 한계와 예외 상황
• 7. 자주 묻는 질문

1. 새 시트 만들고 화면 구조 익히기

새 시트는 구글 문서와 같은 방법으로 만듭니다. 크롬 첫 화면에서 바로 시작할 수 있고, 입력한 내용은 자동으로 저장됩니다.

1. 크롬 오른쪽 위 점 9개 아이콘을 누릅니다. 크롬 새 탭이나 google.com 화면의 프로필 사진 옆에 있습니다.
2. 앱 목록에서 '시트'를 누릅니다. 초록색 표 모양 아이콘입니다. 안 보이면 목록을 아래로 내리면 나옵니다.
3. '빈 스프레드시트'를 누릅니다. 첫 화면 위쪽에서 고를 수 있고, 옆의 템플릿으로 시작해도 됩니다.
4. 제목부터 바꿉니다. 왼쪽 위 '제목 없는 스프레드시트'를 눌러 '2026 비품 신청표'처럼 이름을 붙여 둡니다.

주소창에 sheets.new를 입력하면 첫 화면을 건너뛰고 빈 시트가 바로 열립니다.

엑셀과 같은 구조, 이름만 조금 다릅니다

• 스프레드시트: 파일 하나입니다. 엑셀의 '통합 문서'에 해당합니다.
• 시트: 화면 아래쪽 탭 하나하나입니다. 왼쪽 아래 '+'를 누르면 새 탭이 생깁니다.
• 셀: A1, B2처럼 열 알파벳과 행 번호로 부르는 칸입니다. 엑셀과 같습니다.

2. 자동 채우기와 틀 고정

표를 만들 때 가장 시간이 많이 드는 부분은 반복 입력과 스크롤입니다. 이 두 가지만 익혀도 입력 속도가 확실히 달라집니다.

1. 규칙이 있는 값은 끌어서 채웁니다. A2에 '2026-09-01', A3에 '2026-09-02'를 입력하고 두 칸을 함께 선택합니다. 선택 영역 오른쪽 아래의 작은 파란 점을 아래로 끌면 날짜가 이어서 채워집니다. 번호(1, 2, 3…)나 요일도 같은 방법으로 됩니다.
2. 제목 행은 고정해 둡니다. '보기 > 고정 > 1행'을 누르면 아래로 스크롤해도 첫 줄(날짜, 이름, 품목 같은 제목)이 화면 위에 계속 보입니다.
3. 고정을 풀 때는 같은 메뉴를 씁니다. '보기 > 고정 > 행 고정 안함'을 누르면 됩니다.

자동 채우기는 규칙을 짐작해서 채우는 기능입니다. 한 칸만 선택하고 끌면 같은 값이 복사되기도 하니, 날짜나 번호는 두 칸 이상을 선택한 뒤 끄는 편이 안전합니다.

3. 처음 쓰기 좋은 함수 3개

함수는 셀에 등호(=)로 시작해 입력합니다. 함수 이름을 몇 글자만 쳐도 아래에 후보와 사용법이 뜨기 때문에, 이름을 외우지 않아도 괜찮습니다.

함수	하는 일	비품 신청표 예시
SUM	범위의 합계	=SUM(D2:D30) 전체 신청 수량
AVERAGE	범위의 평균	=AVERAGE(D2:D30) 한 건당 평균 수량
COUNTIF	조건에 맞는 칸 개수	=COUNTIF(E2:E30,"대기") 처리 대기 건수

1. 결과를 넣을 빈 셀을 누릅니다. 보통 표 맨 아래나 옆 칸을 씁니다.
2. =와 함수 이름을 입력합니다. =SU까지만 쳐도 SUM이 후보로 뜨고, Tab 키를 누르면 자동으로 완성됩니다.
3. 범위는 마우스로 끌어서 지정합니다. 괄호가 열린 상태에서 D2부터 D30까지 드래그하면 범위가 자동으로 들어갑니다. Enter를 누르면 결과가 나옵니다.

COUNTIF의 조건 글자("대기")는 반드시 큰따옴표로 감싸야 합니다. 따옴표를 빼면 오류가 나는데, 저도 처음에 이 부분에서 몇 번 막혔습니다.

4. 필터와 필터 보기의 차이

여러 사람이 함께 쓰는 시트에서 가장 많이 부딪히는 문제가 필터입니다. 구글 시트에는 필터가 두 종류 있고, 차이는 다른 사람 화면에도 적용되느냐입니다.

구분	필터	필터 보기
메뉴	데이터 > 필터 만들기	데이터 > 필터 보기 만들기
다른 사람 화면	함께 바뀜	바뀌지 않음
이럴 때 씁니다	혼자 쓰는 시트	여럿이 함께 보는 시트

1. '데이터 > 필터 보기 만들기'를 누릅니다. 시트 테두리가 어두운 색으로 바뀌면 필터 보기 상태입니다.
2. 제목 칸의 필터 아이콘으로 조건을 겁니다. 예를 들어 '상태' 열에서 '대기'만 체크하면 처리할 건만 남습니다.
3. 자주 쓰는 조건은 이름을 붙여 둡니다. 필터 보기 위쪽의 이름 칸에 '대기 건만'처럼 적어 두면, 다음에 같은 메뉴에서 바로 불러올 수 있습니다.
4. 다 봤으면 오른쪽 위 X로 닫습니다. 닫아도 표 자체에는 아무 변화가 없습니다.

보기 권한만 있는 사람도 필터 보기를 쓸 수 있습니다. 다만 이 경우는 임시 필터 보기라서 저장되지 않고, 이름을 붙여 저장하려면 수정 권한이 있어야 합니다.

5. 엑셀 파일과 주고받기

거래처나 다른 부서가 엑셀 파일을 보내 와도 구글 시트에서 열고 고칠 수 있습니다. 다 고친 뒤에는 다시 엑셀 파일로 돌려보낼 수 있습니다.

1. 엑셀 파일은 드라이브에 올려 바로 엽니다. 드라이브에서 .xlsx 파일을 더블클릭하면 구글 시트에서 열리고, 제목 옆에 '.XLSX' 표시가 붙습니다.
2. 계속 함께 쓸 파일이라면 구글 시트로 변환합니다. '파일 > Google Sheets로 저장'을 누르면 구글 시트 형식의 사본이 만들어집니다.
3. 보낼 때는 엑셀로 내려받습니다. '파일 > 다운로드 > Microsoft Excel(.xlsx)'을 누르면 됩니다.

공유 권한과 버전 기록은 1편을 참고하세요.
뷰어·댓글 작성자·편집자 권한 설정과 버전 기록으로 되돌리기는 구글 문서와 똑같이 동작합니다. 자세한 방법은 구글 문서 사용법, 처음 쓸 때 기본 기능 5가지에 정리해 두었습니다.

6. 알아둘 한계와 예외 상황

• 엑셀 매크로(VBA)는 실행되지 않습니다. 매크로가 들어간 엑셀 파일은 구글 시트에서 열어도 매크로가 동작하지 않습니다. 구글 시트는 'Apps Script'라는 별도 방식을 쓰기 때문에, 자동화가 핵심인 파일은 엑셀에 두는 편이 낫습니다.
• 한 파일에 담을 수 있는 셀 수에 한도가 있습니다. 구글 드라이브 고객센터 안내 기준으로 파일 하나당 최대 1,000만 셀입니다. 엑셀에서 변환할 때 한 셀에 5만 자가 넘는 내용은 빠질 수 있습니다.
• 구글 시트에만 있는 함수는 엑셀에서 안 됩니다. 다른 시트의 데이터를 불러오는 IMPORTRANGE처럼 구글 시트 전용 함수는 엑셀 파일로 내려받으면 오류가 나거나 값만 남습니다.
• 모바일 앱은 기능이 적습니다. 휴대전화 앱에서도 입력과 간단한 함수는 되지만, 필터 보기 관리나 긴 표 편집은 PC가 훨씬 편합니다.
• 회사 계정은 관리자 설정에 따라 다릅니다. 외부 공유나 일부 기능이 막혀 있다면 회사 IT 담당자에게 확인해야 합니다.

7. 자주 묻는 질문

Q1. 함수를 입력했는데 계산이 안 되고 글자 그대로 보입니다.
세 가지를 확인해 보세요. 먼저 맨 앞이 등호(=)로 시작하는지 봅니다. 그 앞에 공백이나 작은따옴표(')가 들어가 있어도 글자로 처리됩니다. 마지막으로 셀 서식이 '일반 텍스트'로 되어 있으면 '서식 > 숫자 > 자동'으로 바꾼 뒤 다시 입력하면 됩니다.

Q2. 필터를 걸었더니 팀원이 표가 사라졌다고 합니다.
'필터 만들기'로 건 필터는 모든 사람 화면에 똑같이 적용됩니다. 필터를 해제한 뒤, 앞으로는 '데이터 > 필터 보기 만들기'를 쓰시면 내 화면에서만 걸러 볼 수 있습니다.

Q3. 엑셀로 내려받아 열었더니 #NAME? 오류가 뜹니다.
엑셀에 없는 구글 시트 전용 함수를 썼을 때 주로 나타납니다. 보낼 파일이라면 해당 셀을 복사한 뒤 '수정 > 선택하여 붙여넣기 > 값만'으로 결과 값만 남겨 두고 내려받는 방법이 있습니다.

마무리

• 새 시트는 크롬 점 9개 아이콘이나 sheets.new로 바로 만듭니다.
• 반복 입력은 자동 채우기로, 긴 표는 틀 고정으로 편하게 다룹니다.
• 함께 쓰는 시트에서는 필터 대신 필터 보기를 씁니다.

지금 쓰고 있는 표 하나를 열어 '보기 > 고정 > 1행'부터 적용해 보세요. 가장 적게 손대면서 가장 먼저 체감되는 변화입니다.

구글 문서도구 시리즈
1편 구글 문서 사용법, 처음 쓸 때 기본 기능 5가지
2편 구글 스프레드시트 사용법, 처음 쓸 때 기본 기능 5가지 (지금 보고 있는 글)
시리즈 전체 목록은 구글 문서도구 사용법 총정리에서 확인하실 수 있습니다. (발행 예정)

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